Convention de prestation

Convention de prestation de services

liant SAS TheWhiteRabbit et ses clients

La présente convention est d'application systématique et exhaustive entre SAS TheWhiteRabbit et chacun de ses clients dès lors qu'un accord de collaboration a été formellement conclu entre les parties, que ce soit par la signature d'un devis ou par l'acceptation d'un mandat exprimé par des échanges d'emails.

SAS TheWhiteRabbit, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 12 Rue de la Part-Dieu, 69003, Lyon, numéro de SIRET 908 175 409.

Les parties étant ci-après dénommés conjointement les "Parties" et individuellement une "Partie" ("le Sous-traitant" pour SAS TheWhiteRabbit, “L’Entrepreneur Principal”, “Le Donneur d’Ordre” ou bien “Le Client” pour le client).

Après avoir préalablement exposé ce qui suit :

La société TheWhiteRabbit exerce une activité de Conseil et assistance opérationnelle apportés aux entreprises;

Dans le cadre de son activité, l’Entrepreneur Principal a exprimé un besoin de compétence supplémentaire et complémentaire à ses propres compétences. A ce titre, il a rencontré le Sous-traitant et souhaite faire appel à ses services afin de compléter ses propres équipes à partir de profils ciblés et pré-qualifiés (Ci-après les "Candidats") ;

Par le présent contrat (Ci-après le "Contrat") les Parties ont entendu définir les conditions et modalités de leur collaboration, dans le respect de l’ensemble des règles professionnelles applicables aux professionnels du secteur.

Les Parties déclarent et reconnaissent que la négociation ayant précédé la conclusion du présent accord a été conduite de bonne foi. Elles affirment avoir bénéficié, pendant la phase précontractuelle de négociation, de toutes les informations nécessaires et utiles pour leur permettre de s'engager en toute connaissance de cause et s'être mutuellement communiqué toute information susceptible de déterminer leur consentement et qu'elles pouvaient légitimement ignorer. Ce préambule fait partie du présent Contrat et ne saurait en être dissocié.

Les Parties s’engagent à ce que la conclusion du présent Contrat ne viole aucune obligation légale, réglementaire ou contractuelle.

Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Objet du Contrat

Dans le cadre du présent Contrat, le Sous-traitant s'engage à fournir, pour le compte de l'Entrepreneur Principal, les Prestations suivantes (ci-après les "Prestations") : sourcing et pré-qualification de profils, conseil en attraction des talents, accompagnement au recrutement.

Les délivrables incluront :

Une cartographie du marché des talents (Talent Mapping) permettant d’évaluer la complexité du /des recrutement.s à mener et de définir la stratégie de ciblage et d’approche la plus efficace,
Une analyse quantitative détaillée des actions d’approche directe et de leurs résultats,
La présentation de 4 candidat.e.s motivé.e.s désireux de rejoindre a priori la société, aux qualifications et caractéristiques aussi proches que possible des attentes du Client (sous réserve des conditions du marché),
Une analyse personnalisée de correspondance entre les attentes pour le poste travaillé et le / les candidat.es pré-sélectionné.es, présentée sous forme de Rapport.s d'entretien,
Un vivier de profils intéressés a priori par les activités de l’entreprise.

L’Entrepreneur Principal est habilité à demander toutes modifications relatives aux Prestations qu’il estime appropriées. Il peut également confier au Sous-traitant de nouvelles Prestations.

Il convient de souligner que toute modification substantielle du cahier des charges initial, impliquant un sourcing différent de celui initialement entrepris par le Sous-traitant, constitue l'expression d'un nouveau besoin. L'évaluation de l'impact financier, temporel, méthodologique ou en termes de livrables de ces changements relève de la compétence discrétionnaire du Sous-traitant, qui communiquera en conséquence avec l'Entrepreneur Principal.

Obligations du Sous-traitant

Le Sous-traitant s’engage à exécuter des Prestations de la meilleure qualité possible. Dans ce cadre, il s’oblige à communiquer régulièrement avec l’Entrepreneur Principal sur l’avancement des Prestations ainsi que sur les difficultés rencontrées, pour que des décisions avisées puissent être prises par ce dernier, le cas échéant. L’ensemble des instructions et recommandations données par l’Entrepreneur Principal seront mises en application, sauf impossibilité qui sera alors expliquée à l’Entrepreneur Principal en temps utiles.

Le Sous-traitant réalisera les Prestations confiées dans le respect des règles de l’art et en toute indépendance.

Le Sous-traitant s’engage à exécuter le Contrat avec le soin et la compétence d'un professionnel qualifié et expérimenté, ce qu'il déclare expressément être. Dans ce cadre, le Sous-traitant s’engage à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires applicables, et tout particulièrement celles ayant pour objet d’assurer la sécurité des personnes et la confidentialité des données. Il assure être titulaire de l’ensemble des autorisations légales et administratives nécessaires à l’exécution des Prestations et à maintenir ces autorisations en vigueur pendant toute la durée du Contrat.

Le Sous-traitant assumera, en sa qualité d'entrepreneur indépendant, et sauf stipulations contraires expresses contenues dans le présent Contrat ou un avenant à ce dernier, toutes les charges liées à la fourniture des Prestations. Cela comprend notamment le recrutement et la rémunération du personnel, les licences pour les outils qu’il jugera nécessaires à son activité et le paiement des impôts qui lui sont liés.

Obligations de l’Entrepreneur Principal

L'Entrepreneur Principal s'engage à fournir au Sous-traitant toutes les informations et documentations, ainsi que toute l'assistance raisonnablement nécessaire pour lui permettre d'exécuter dans de bonnes conditions les Prestations demandées, objet du présent contrat.

Cela inclut notamment :

Rencontrer de manière systématique chacun.e des candidat.es préqualifié.es et shortlisté.es par le Sous-traitant. La planification des entretiens devra intervenir dans les cinq (5) jours suivant la soumission du candidat,
Assurer la disponibilité du / de la responsable du recrutement pour des mises à jour régulières (bi-mensuelles a minima) et la disposition à discuter/donner des retours,
S’engager à maintenir des parcours de candidature dynamiques et empathiques, notamment en fournissant des retours honnêtes et objectifs dans des délais acceptables,
Assurer une réponse systématique et justifiée dans les trois (3) semaines aux candidat.es rencontré.es mais non retenu.es, par email ou par téléphone.

Il s'oblige également à tenir compte de toutes les observations qui pourraient être formulées par le Sous-traitant concernant la fourniture des Prestations, au regard de l’état du marché de l’emploi constaté au moment de l’exécution de la prestation.

Clause de non-sollicitation et non-cession de Mandat

L'Entrepreneur Principal ne pourra pas confier un mandat similaire (même mission, même localisation) à un autre cabinet pendant la durée du mandat du Sous-traitant.

En cas de violation de cette obligation de non-cession de mandat, le Sous-traitant se réserve le droit de mettre fin à la collaboration sans délai ni préavis, en adressant un simple e-mail à l'Entrepreneur Principal. De plus, le Sous-traitant pourra émettre une facture pour le travail déjà accompli, laquelle devra être réglée par l'Entrepreneur Principal sans délais suivant la réception de ladite facture.

Responsabilité et engagement du Sous-traitant

La responsabilité du Sous-traitant ne saurait être engagée en cas de force majeure ou de faits imprévisibles et insurmontables.

Le Sous-traitant ne saurait être tenu responsable des dommages directs ou indirects subis par le client du fait de la mise à disposition de candidats.

Il ne saurait être tenu responsable des dommages causés par le comportement du candidat mis à disposition du client, y compris en cas de faute lourde de sa part.

Enfin, le Sous-traitant ne saurait être tenu responsable des dommages causés par le client du fait de l'utilisation des informations et des données fournies par le candidat mis à disposition.

Le Sous-traitant s'engage à fournir au moins quatre (4) candidat.es correspondant au cahier des charges fourni par le Client. Cette adéquation sera évaluée au fil de l'eau par le Client, qui validera ou invalidera la pré-selection de profils réalisée par le Sous-traitant. Ne seront comptabilisés dans la shortlist que les profils a priori retenus par le Client à la lecture de leur parcours professionnel, et ce avant même qu'un premier entretien ne soit réalisé. Cependant, il est important de noter que l'embauche finale d'un candidat reste sous la responsabilité du Client.

Rémunération du Sous-traitant

En contrepartie des prestations assurées à son bénéfice par le Sous-traitant, dans les conditions définies au présent contrat, l'Entrepreneur Principal versera au Sous-traitant une somme définie précédemment par les deux parties selon les modalités suivantes :

Un paiement de 30% est dû au début du mandat (délai de 30 jours fin de mois), suivi du
Règlement des 70% restants après la soumission du / de la quatrième candidat.e qualifié.e (délai de 30 jours fin de mois).

La rémunération du Sous-traitant sera réalisée sur présentation d’une facture en bonne et due forme adressée par le Sous-traitant selon l’agenda explicité plus haut. L'Entrepreneur Principal s'engage à fournir au Sous-traitant toutes les informations requises pour l'établissement de la ou des factures dans un délai maximal de quinze (15) jours à compter de la réception de la demande, comprenant les données d'identification de l'entreprise, le numéro de commande et l'adresse email du destinataire de la facture.

En application des dispositions du Code de commerce, tout retard de paiement :

Entraînera de plein droit l’application d’intérêts de retard au taux de trois fois le taux légal ;
Laissera à la charge du bénéficiaire tous les frais engagés par l’Entrepreneur Principal aux fins de recouvrement des sommes impayées.

Durée du contrat et communication

Le présent Contrat est établi pour une durée maximale de neuf (9) mois et prendra fin dans l'un des cas suivants :

Le Sous-traitant aura soumis à l’Entrepreneur principal jusqu’à quatre (4) profils par poste, conformes aux exigences spécifiées par ce dernier, pré-approuvés par celui-ci, et tous manifestement motivés à intégrer les équipes de l’Entrepreneur principal.
Signature d'un contrat de travail avec le candidat choisi par l’Entrepreneur Principal, même s'il s'avère être une personne non identifiée par le travail préalable du Sous-traitant.
Abandon du projet de recrutement pour le(s) poste(s) couvert(s) par le présent mandat de la part de l’Entrepreneur principal, quel qu'en soit le motif (y compris en cas de recrutement via une source externe). Dans ce cas, le montant total dû au Sous-traitant pourra être ajusté par ce dernier, à sa discrétion et proportionnellement au travail déjà accompli. Les 30% d'acompte restent exigibles quoi qu'il advienne et ne seront pas remboursés.

Le contrat pourra être renouvelé par accord écrit, daté et signé des parties. En l'absence d'un nouvel accord, le contrat prendra fin à son terme.

Après son achèvement, le Sous-traitant pourra inclure le logo du Client dans ses communications commerciales et divulguer certains éléments macro-économiques relatifs aux réalisations du mandat à des fins de prospection, sauf en cas de refus explicitement formulé par le Client.

Résiliation anticipée

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’autre Partie sept (7) jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées.

L’une ou l’autre des Parties dispose également de la faculté de résilier le Contrat pour convenance sous réserve de l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception respectant un délai de préavis de quinze (15) jours au minimum. Seules les Prestations validées par l’Entrepreneur Principal et réalisées par le Sous-traitant à la date de résiliation seront réglées.

Comportement loyal et de bonne foi

Le Sous-traitant s’engage à toujours se comporter vis-à-vis de l’Entrepreneur Principal comme un partenaire loyal et de bonne foi, et notamment, à porter sans délai à sa connaissance, tout différend ou toute difficulté qu'il pourrait rencontrer dans le cadre de l'exécution du présent Contrat ou de ses relations avec les Candidats.

L’Entrepreneur Principal s’engage quant à lui à faire preuve de réactivité lors des diverses étapes de l’avancement du projet : prise de brief, révision des profils transmis, prise de rendez-vous avec les Candidat.es, afin de ne pas nuire à la démarche de rétention des Candidat.es tout au long du processus de sélection.

Voir en détail le paragraphe “Obligations de l’Entrepreneur Principal”.

Il s'oblige également à employer des méthodes de sélection et d'entretien des candidats qui sont équitables, éthiques et en conformité avec les règlementations établies dans le droit du travail.

Obligation de confidentialité

Chacune des Parties s'engage à garder strictement confidentielles toutes les informations qui ont été portées à sa connaissance dans le cadre de la Convention et à tenir à l'abri des investigations de la concurrence tous renseignements communiqués par l'autre Partie concernant ses services, son marché, les niveaux de rémunération pratiqués.

Sont considérées comme confidentielles par les Parties :

Les informations concernant le(s) Candidat(s) ;
Les informations ou données financières, juridiques, techniques, commerciales, stratégiques, ainsi que les bases de données et études transmises ou portées à la connaissance de l’autre Partie dans le cadre de l’exécution de la présente Convention, quels que soient la forme et/ou le support utilisé.

Par exception, les Parties conviennent que ne sont pas considérées comme confidentielles, les informations accessibles au public à la date de leur communication.

Les Parties s’engagent en outre à veiller au respect de cet engagement de confidentialité, par leur personnel, par celui de leurs filiales ainsi que par toute personne ayant accès aux informations échangées dans le cadre de la Convention et/ou de l’exécution des Services, notamment les prestataires de services et les Sous-traitants.

A l’expiration de la Convention ou consécutivement à une demande pouvant intervenir à n’importe quel moment, chaque Partie s'engage à restituer, dans les plus brefs délais, à l'autre Partie l’intégralité des documents de travail remis à l’occasion de l’exécution de cette Convention.

Cette obligation de confidentialité demeurera en vigueur pendant 2 mois à compter de la date de résiliation de la Convention. Toute information concernant les Candidats, recueillie par l'une ou l'autre des Parties, demeurera strictement confidentielle et ne devra faire l'objet d'aucune divulgation y compris après l’expiration de la présente Convention, sauf autorisation expresse du / de la Candidat.e concerné.e.

Cet article ne s'applique pas aux informations dont la communication est rendue obligatoire par une loi ou une réglementation applicable aux Parties, ou par toute autorité administrative ou judiciaire compétente.

Indépendance des Parties

Les Parties reconnaissent et déclarent qu’aucun lien de subordination n’existe entre elles.

Les Parties reconnaissent et déclarent qu’elles sont et demeureront, pendant toute la durée du Contrat, des partenaires professionnels indépendants, assumant chacun les risques de sa propre activité. Elles s’engagent à se présenter comme tels à l’égard des tiers.

Respect de la réglementation

Le Sous-traitant s'engage à respecter l'ensemble des réglementations qui lui sont applicables, notamment celles relatives au droit du travail et à la fiscalité. Il garantit avoir procédé aux immatriculations et déclarations requises, et avoir acquitté l'ensemble des impôts, taxes et cotisations afférents à son activité.

Le Sous-traitant déclare également n'être sous le coup d'aucune interdiction d'exercer et être en règle au regard des instances professionnelles dont il relève.

Le Sous-traitant s’engage, concernant les données personnelles des Candidats de l’Entrepreneur Principal, à mettre en place une politique de confidentialité destinée à encadrer la collecte et le traitement de ces données, conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Propriété intellectuelle

Les logiciels, le matériel, la documentation, les données ainsi que tout renseignement technique ou de toute autre nature, appartenant à l’Entrepreneur Principal et mis à la disposition du Sous-traitant sont et restent la propriété exclusive de l’Entrepreneur Principal et ne pourront être utilisés par le Sous-traitant à d’autres fins que la stricte exécution du Contrat.

Dans le cas où des créations susceptibles d’être protégées par le régime de la propriété intellectuelle (ci-après "Créations"), aurait été générées en vue de l’exécution des Prestations, il est convenu que le Sous-traitant cède à l’Entrepreneur Principal, à titre exclusif et au fur et à mesure de leur réalisation, l’ensemble des droits patrimoniaux afférents aux dites créations, dans toutes leurs versions, qu’elles soient achevées ou inachevées. Le prix des Prestations du présent Contrat englobe le prix de cette cession des Créations, selon une quote-part évaluée à 10% du prix des Prestations facturées au titre des Créations.

A ce titre, le Sous-traitant cède au Donneur d’Ordre, et sans que cette liste soit limitative, les droits d’utilisation, d’adaptation, de développement, de modification, de correction, d’intégration, de transcription, de traduction et de numérisation sur les Créations de quelque façon et sous quelque forme que ce soit. Cette cession s’effectue pour tout type d’exploitation et sur tout support présent et à venir, notamment papier, optique, numérique, vidéographique, électronique et par quelque procédé que ce soit, connu ou inconnu au jour de la mise en œuvre du Contrat.

Cette cession est effective tant pour le monde entier et pour toute la durée légale de protection de la création ou du programme informatique d’après les législations tant françaises qu’étrangères et les conventions internationales actuelles ou futures y compris les prolongations qui pourraient être apportées à cette durée.

Le Sous-traitant demeure propriétaire de ses Créations antérieures ou extérieures à la présente Convention ainsi que des Créations pour lesquelles il aura été expressément stipulé qu’elles demeurent sa propriété.

Modification du Contrat

La présente Convention exprime l’intégralité des obligations des Parties. Ces stipulations prévalent entre les Parties sur leurs Conditions Générales de Vente respectives. Pour être opposable aux Parties aux présentes, toute modification apportée au Contrat devra faire l’objet d’un avenant écrit et signé par les Parties.

Nullité

Dans l’hypothèse où une stipulation du Contrat serait ou deviendrait nulle, illégale ou jugée inapplicable pour quelque raison que ce soit, la validité, la légalité ou l’applicabilité de toute autre stipulation du Contrat ne serait aucunement affectée ou altérée. Dans cette hypothèse, les Parties s’efforceront en toute bonne foi de trouver un accord sur les modifications à apporter au Contrat afin de lui donner, dans la mesure du possible, un effet correspondant à leur commune intention initiale.

Loi applicable et juridiction compétente

Le présent contrat est régi par le droit Français.

Tout différend qui naîtra de l’interprétation, de l’exécution, de l’inexécution, ou des suites ou conséquences du présent contrat sera soumis à la connaissance du Tribunal compétent selon le droit commun.